Akademisyenlere e-posta yazmak göz korkutucu bir görev olabilir, ancak akademik iletişimin önemli bir parçasıdır. İster tavsiye isteyen bir öğrenci olun, ister olası bir işbirliği hakkında bilgi isteyen bir meslektaş olun, e-postanızda açık, kibar ve profesyonel olmanız çok önemlidir.
Akademisyenlere nasıl etkili e-posta yazılacağına dair bazı ipuçları:
Açık ve öz bir konu satırı kullanın:
Konu satırı kısa ve bilgilendirici olmalıdır. Alıcıya e-postanın amacı hakkında bir fikir vermelidir. Örneğin, araştırma işbirliği için iletişime geçiyorsanız, konu satırı “Potansiyel Araştırma İşbirliği” olabilir.
Alıcıya uygun şekilde hitap edin:
Aksi belirtilmedikçe, alıcının unvanını ve soyadını kullanın, örneğin “Dr. Kerem” veya “Profesör Ahmet”. Alıcının unvanından veya adından emin değilseniz, en iyisi üniversite web sitesine bakmak veya hızlı bir Google araması yapmaktır.
Kendinizi tanıtın:
E-postanızın başında kendinizi tanıtın ve geçmişinizi ve e-postadan ne elde etmeyi umduğunuzu kısaca açıklayın. Örneğin, “Adım Musa Doğan ve XYZ Üniversitesi’nde doktora öğrencisiyim. X konusundaki araştırmanızla ilgilendiğim ve XYZ Üniversitesi hakkında daha fazla bilgi edinmek istediğim için bugün sizinle iletişime geçiyorum” yazabilirsiniz. BT.”
Açık ve net olun:
E-postanın gövdesinde, ne istediğiniz veya teklif ettiğiniz konusunda açık ve net olun. Tavsiye istiyorsanız, belirli sorular sorduğunuzdan emin olun. Bir işbirliği öneriyorsanız, potansiyel projenin neye benzeyebileceğini ve bu projedeki rolünüzün ne olacağını düşündüğünüzü ana hatlarıyla belirtin.
Kibar ve profesyonel olun:
E-postanızda kibar ve profesyonel olmayı unutmayın. Uygun dilbilgisi kullanın ve argodan veya aşırı gündelik dilden kaçının. E-postayı “Saygılarımla” veya “Saygılarımla” gibi nazik bir kapanışla kapatın.
Bir Üniversite Hocasına Nasıl E‐posta Gönderilir
İşte örnek bir e-posta:
Konu: Potansiyel Araştırma İşbirliği
Sayın Dr. Koç,
Benim adım Musa Doğan ve XYZ Üniversitesi’nde doktora öğrencisiyim. Bugün X konusundaki araştırmanızla ilgilendiğim ve bu konuda daha fazla bilgi edinmek istediğim için size ulaşıyorum. Y’deki son yayınınıza rastladım ve konuya yaklaşımınızdan etkilendim.
Potansiyel bir araştırma işbirliğini tartışmakla ilgilenip ilgilenmeyeceğinizi merak ediyorum. Araştırma ilgi alanlarım, sizin işinizle yakından örtüşüyor ve bu alanda bir proje üzerinde birlikte iyi çalışabileceğimizi düşünüyorum.
Geçmişim ve araştırma ilgi alanlarım hakkında daha fazla bilgi vermekten memnuniyet duyarım. Ayrıca, mevcut araştırmanız ve düşündüğünüz potansiyel işbirlikleri hakkında daha fazla bilgi almak isterim.
Vakit ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkürler. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
Musa Doğan
Unutmayın, bir akademisyene etkili bir e-posta yazmanın anahtarı açık, kibar ve profesyonel olmaktır. Bu ipuçlarını ve sağlanan örnek e-postayı izleyerek akademisyenlere başarılı e-postalar hazırlama yolunda emin adımlarla ilerleyeceksiniz. Başarılar.
